Her skal det digitaliseres! Selv om bedrifter har snakket om digitalisering siden 80-tallet så har begrepet fått en renessanse. Vi fikk det kanskje ikke skikkelig til når stormaskinen kom, når PCer ble satt inn på hvert kontor, når vi koblet bedriften på internett eller når hele verdens befolkning fikk en superdatamaskin i lommen. Men når AI kommer, da er vi klar for digital transformasjon!
Men hva er digitalisering?
Ifølge Gartner er digitalisering (i private virksomheter) å benytte digital teknologi til å endre en forretningsmodell slik at det oppstår nye inntektsstrømmer, og det åpner seg muligheter for ytterligere verdiskapning. Ny teknologi skaper muligheter til å tenke nytt og innovere rundt hvordan produkter og tjenester utvikles, hvordan de distribueres og selges, hvilke markeder de kan nå og hvordan de kommersialiseres. Gjort riktig, så vil avkastningen på investert kapital øke, og det blir attraktivt å investere mer.
Det er definitivt ikke noe nytt med dette. Det er en direkte parallell til industrialiseringen som startet i den vestlige verden på midten av 1700-tallet og som førte til en enorm økning i produktivitet, levestandard og velstand (men også til enorme sosiale omveltninger, revolusjoner og verdenskriger). Det gav også en total omveltning av hvordan varer ble skapt, distribuert og solgt. Industrialiseringen ville ikke blitt kalt en "revolusjon" hvis hver enkel sydame fikk sin egen dampdrevne vevstol for å betjene landsbyen sin. Det var ikke teknologien i seg selv som skapte revolusjonen, det var de nye forretningsmodellene som åpnet seg.
Digitalisering er et verktøy. Det er en mulighet for å skape endring. Det er et middel, men slettes ikke et mål i seg selv.
Hvor går det galt?
Selv om de siste to tiårene har vært preget av "disruptive" digitale enhjørninger som har revolusjonert enkelte sektorer, så er det nok av publikasjoner som viser at i mange sektorer, industrier og selskaper så har effekten av digitalisering vært skuffende. Hvorfor? Det er vanskelig å benytte teknologien til å forbedre og innovere over forretningsprosesser og verdikjeder, og det er vanskelig å endre en "analog" selskapskultur.
Digitalisering er selvfølgelig ikke bare et kapitalistisk verktøy. Jeg har tilbrakt mesteparten av mitt yrkesliv på digitalisering i utdanningssektoren. Verdiskapning i denne sammenheng dreier seg om det læringsutbytte hver enkelt elev eller student sitter igjen med etter endt utdanningsløp. Utfordringene utdanningssystem møter (ikke bare i Norge) er mye det samme som i bedrifter, og resultatene er ofte tilsvarende skuffende. Hvorfor feiler så mange virksomheter med digitalisering?
Her er mine 8 viktigste grunner, ikke nødvendigvis i prioritert rekkefølge:
1. Å sette strøm på gamle forretningsmodeller og prosesser
Mangel på innovasjon (eller fantasi) er kanskje den største utfordringer som møter organisasjoner som skal "digitalisere". Man sitter fast i eksisterende tankesett og prosesser, og har vanskelig for å forestille seg hvordan de kan gjøres bedre med ny teknologi. Men det er lett å se for seg hvordan ny teknologi kan legges inn i en eksisterende forretningsprosess. Resultatet blir ofte å sette strøm på den måten man "alltid har gjort det".
Innenfor utdanning mangler det ikke på eksempler der man forsøker å sette strøm på gamle prosesser. Hvis tavle-undervisning er din greie, så er det åpenbare valget å gå til innkjøp av en digital whiteboard. Så glemmer man at tavlen kommer fra en tidsepoke der det var begrensninger på bøker og annet materiell, og der læringssynet egentlig var ganske annerledes enn i dag.
2. IT-avdelingen er pådriver, men forstår ikke forretningsmodellen
I mange selskaper så er det IT avdelingen som blir satt til å være pådriver for digitalisering. Det behøver ikke være feil, men spør deg følgende: Er dette den riktige avdelingen til å drive endringer i forretningsmodellen din? Er dette teamet som best forstår hvordan man skal drive innovasjon og endringsledelse? Sannsynligvis er svaret "nei".
Det samme problemet finnes overalt i utdanningssektoren. IT-avdelingen har bestemt at lærerne skal bruke Teams, sier du? Selv om Teams har mange gode egenskaper som kan benyttes i undervisning er det ikke akkurat et verktøy som er designet for å støtte lærernes vurderingsarbeid og klasseromsledelse.
3. Digitalisering for å effektivisere
Mange ledere setter et likhetstegn mellom digitalisering og effektivisering. Kan vi trimme staben med å implementere et automatisert kundesupportsystem? Tja. Men hva skal du gjøre med den besparelsen? Har den økt verdiskapningen i selskapet?
Effektivisering kan være et viktig ledd i en digitaliseringsstrategi, hvis formålet er å frigjøre ressurser som kan benyttes til å investere i den nye strategien. Men besparelsen i seg selv gjør ikke selskapet mer produktivt. Syretesten kan være om eierne ønsker å re-investere besparelsen i selskapet, eller om det blir tatt ut av bedriften og kanskje investert i andre selskaper som kaster bedre av seg.
For å ta en parallell til skolesektoren: Men kan lett se for seg at teknologi kan spare lærere for mye analogt, administrativt arbeid. Men i seg selv gir det ikke økt læringsutbytte for den enkelte elev. Da må man bruke den sparte tiden til aktiviteter som best forbedrer læring hos elevene. Og hvem vet egentlig hva som skaper bedre læring?
4. Troen på at mer infrastruktur gir økt digitalisering og "digital transformasjon"
Når skolepolitikere blir utfordret på for dårlig digitalisering i skolen, er svaret ofte "flere PC-er til alle"! Når IT-sjefen i mange selskaper får samme utfordring, er svaret "øk IT budsjettet"! Men hva skal alle disse skjermene fylles med? Hva skal de økte midlene på budsjettet brukes til?
IT budsjettet eller PC-tetthet er et svært dårlig måltall for hvor langt en virksomhet har kommet med digitalisering. Et høyt IT budsjett kan være en indikasjon på at det investeres i teknologisk innovasjon, men det kan også indikere et tiår med underinvestering. Det er få ting som er så dyrt på IT-siden som "legacy" - å holde gamle systemer i live fordi ingen ville ta kostnaden med å erstatte dem.
5. Organisasjonen jobber ikke i takt
Noe av det fineste med norsk skole, men noe av det vanskeligste når det skal digitaliseres, er det som kalles "metodefrihet". En lærer er ikke et tannhjul i maskineriet, men en håndverker som i stor grad har frihet til å velge den tilnærmingen som passer best for sin elevgruppe. Mange skoleledere misforstår begrepet og tror det betyr at lærere skal kunne velge sine egne arbeidsprosesser eller digitale verktøy.
Kommer leksene på papir eller på Classroom, eller skal jeg gå til Multi? Ligger den siste vurderingen min i Vigilo? Nei, den var kommet på en melding."
Gode virksomheter forstår verdien av autonome medarbeidere og at beslutninger tas så nære grasrota som mulig. MEN de forstår også at virksomheten må gå i takt. Når alle følger de samme spillereglene så blir nivået høyere og høyere etter jo mer man spiller.
6. Det investeres ikke i endringsledelse
Skal man digitalisere så kan man ikke bare bruke tid på hva det skal endres til, men også hva det skal endres fra. Veien mellom "fra" og "til" er ofte en skremmende og forvirrende reise for dine medarbeidere, og her kan det behøves både veivisere og godt oppmerkede stier. Hvis ikke så ender man ofte litt midt imellom.
Det er ikke bare ansatte som har behov for å forstå endringen man setter ut på. Det er minst like ofte ledere som må endre seg slik at nye prosesser faktisk sitter i organisasjonen. "Ja jeg vet at vi har implementert PowerBI, men kan du ikke bare sende meg en oversikt i Excel på mail".
7. Det investeres ikke i opplæring
Som bringer oss over til neste fallgruve, opplæring. Opplæring i digitale verktøy? Men alle våre medarbeidere er jo digitalt innfødte?
For 20 år siden så følte du deg dum hvis du ikke forstod programvaren din. I dag er programvaren dum hvis du ikke intuitivt forstår hvordan den skal benyttes - umiddelbart. Misforstå meg rett, fremveksten av god programvare-design og modningen av UX som fagfelt er fantastisk. Men det har også gjort mange av de såkalte digitalt innfødte til analfabeter i møte med teknologi som er skapt for å løse komplekse problemer. Og en stor del av arbeidsstokken i mange bedrifter sliter med å effektivt benytte enkle verktøy til å forbedre sin egen produktivitet.
Opplæring handler ikke om "Slik fungerer verktøyet". Det handler om at medarbeidere forstår hvordan de kan løse sine oppgaver og arbeidsflyter i det det nye verktøyet. Opplæringen skal åpne øynene for mulige innovasjoner knyttet til forretningsprosessene, eller, i skolesammenheng, læringsprosessene.
8. Det brukes for mye tid på løsningen, for lite tid på å definere problemet
Hvorfor? Hvorfor skal det digitaliseres? Hvorfor skal det innføres et nytt ERP system? Hvorfor skal vi investere i nye nettsider?
Det er en snodig ting med digitale løsninger. Det virker som om vi instinktivt ønsker å gå rett til løsningen, uten å bruke tid på å fullt ut forstå og utforske problemet. I utdanningssektoren så har man de siste årene ropt etter tekniske løsninger som skal identifisere tekster skrevet av AI (noe som neppe er teknisk mulig å få til - selv om mange hevder det). Men er det egentlig løsningen? Eller bør man benytte muligheten til å se på hvordan eksamen og vurderingsarbeid kan gjøres på en annen måte?
Organisasjoner som hopper bukk over innsiktsarbeidet, vil neppe være de som meisler ut en knallgod digitaliseringsstrategi. De har ikke kommet til bunns i det viktigste spørsmålet av alle. Hvorfor?
Hvor mange selskaper har det siste året lansert AI som svaret, uten å forstå hva spørsmålet er?
Har du allerede dårlig produktivitet, så vil "digital transformasjon" neppe hjelpe deg
Kan vi gjøre en middelmådig skole bedre med digitalisering? Kan en dårlig drevet virksomhet få fart på bunnlinjen med teknologi? Neppe.
Produktive virksomheter kjennetegnes ofte ved at de har etablerte en klar strategi og er god på å gjennomføre endringer i organisasjonen. De har etablert tydelige styringssystem for virksomheten og samtidig som det er en klar ansvarsfordeling mellom ledere så jobber alle mot felles mål. De har etablert veldrevne, skalerbare forretningsprosesser (eller læringsprosesser), og selv om de har kompetente medarbeidere så er organisasjonen robust nok til å tåle at noen forsvinner, og de har gode rutiner for å få nyansatte.
Slike virksomheter har gode forutsetninger for å lykkes med digitalisering. De vet at de må starte med en digitaliseringsstrategi som forankres i organisasjonen. De ser ikke bare hva det må endres til, men også hva det må endres fra. Det er et premiss for god endringsledelse. De forstår at det må investeres i kompetansen til de ansatte for å lykkes med digitalisering.
Lite produktive virksomheter mangler mest sannsynlig DNA-et til å få gjennomført en vellykket digitaliseringsstrategi. Digitaliseringen får lite fotfeste i organisasjonen, skaper merarbeid for ansatte som, i tillegg til å gjøre alt det de gjorde før, skal forholde seg til nye systemer de ikke kan, og lite gjennomtenkte arbeidsflyter.